Les scientifiques souhaitant obtenir un navire côtier de la flotte océanographique française répondent à l’appel d’offres national annuel.  Les scientifiques qui souhaitent bénéficier de l'accès aux navires étrangers des pays membres de l'OFEG via les accords signés par l’Ifremer peuvent également répondre à cet appel d’offres,  via le SGC, Système de Gestion de Campagnes (https://sgc.flotteoceanographique.fr/).

La Commission Nationale de la Flotte Côtière (CNFC) examine les dossiers de demandes de campagne.
La CNFC évalue et classe les demandes de campagnes selon leur degré de pertinence scientifique. 
La CNFC est composée de 18 membres évaluateurs couvrant la majorité des champs disciplinaires.
La CNFC fait la synthèse des évaluations effectuées par des experts extérieurs et par un membre de la CNFC.

La troisième étape est celle de la programmation. La Flotte océanographique française élabore la programmation des navires et des équipements lourds. Après l’aval du comité directeur, elle diffuse le programme en "décembre" de l’année qui précède l’année de réalisation des campagnes.

Ce programme prend en compte le classement de la CNFC ainsi que différents paramètres, dont les suivants :

• la disponibilité des équipements, des navires et des personnels techniques nécessaires à leur mise en œuvre ;
• les impératifs budgétaires, techniques et logistiques ;
• les impératifs de dates exprimés par les chefs de missions ;
• l’optimisation des temps de transits entre les différentes campagnes ;
• les aspects sûreté ;
• l’interaction éventuelle avec la flotte hauturière.

Conformément au protocole en vigueur, lorsque le chef de mission est averti que sa campagne sera programmée, il doit obligatoirement prendre connaissance d'un certain nombre de règlements et informer tous les membres de l'équipe scientifique qui embarqueront.

Ces textes concernent :

Le chef de la mission doit rédiger et transmettre à la Flotte océanographique française une ou plusieurs demandes d'autorisation de travaux dans les eaux étrangères.

Cette demande est adressée par la Flotte océanographique française au Ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères (MEAE) pour transmission aux autorités compétentes du ou des pays concernés.

Elle est organisée comme suit :

1. Rédaction du dossier de préparation par le chef de mission et transmission à la Flotte océanographique française 2 mois avant le début de la campagne selon la longueur et la complexité des campagnes.
2. Organisation de la réunion de préparation de campagne par le gestionnaire technique (Genavir) et rédaction du compte rendu (contrat d'engagement réciproque). Participent à la réunion le chef de mission et le chargé de programmation de la DFO.
3. Transmission à la l'adresse DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr de la lettre d'engagement du chef de mission, dûment complétée et signée. Il est rappelé que l'absence de ce document en possession de la DFO 2 mois avant la mission hypothèque la programmation de celle-ci.

Dès la fin de la campagne, le chef de mission devra remplir un dossier de compte-rendu de campagne (disponible en version anglaise). Ce compte rendu comprend les rubriques suivantes :

• Fiche d’évaluation de Fin de Campagne (FEFC), visée par le Commandant avant débarquement
• Fiche CSR pour le Sismer, à remplir via le SGC, Système de Gestion de Campagnes, (https://sgc.flotteoceanographique.fr/)
• Fiche d'Information de fin de campagne
• Fiche Relations internationales – Relations contractuelles
• Fiche confidentielle aux opérateurs institutionnels (si nécessaire)
• Fiche confidentielle gestionnaires techniques (si nécessaire)
• Compte rendu de perte de matériel
• Enquête sur la valorisation des campagnes
• Fiche de rapport préliminaire de Campagne (PCR), à remplir via le SGC (https://sgc.flotteoceanographique.fr/)

Noter que la FEFC devra être co-signée par le commandant le jour de fin de mise à disposition à la fin de la campagne.

A l’issue de la campagne et en cas de travaux dans des Zones Economiques Exclusives (ZEE) étrangères, les règles internationales – voir : guide des Nations Unies « Le droit de la mer – La recherche scientifique marine – article 249 page 63 » (The law of the sea) obligent à :

1) Fournir dans un délai court un rapport scientifique préliminaire  (voir PCR ci-dessus). Il sera envoyé à la DFO  qui l’adressera ensuite aux autorités des ZEE concernées via le canal diplomatique officiel (MEAE) ;

2) Dans un second temps, toujours à l’attention de la DFO afin qu'elle l’adresse aux autorités des ZEE concernées par votre campagne via le canal diplomatique officiel (MEAE) ; les résultats finaux et les conclusions à l’issue de vos travaux scientifiques résultant de cette campagne selon un format qui vous conviendra. En cas de demande particulière formulée dans le document d’autorisation de travaux, il pourrait être également demandé des prélèvements et des données, voire une assistance pour leurs traitements et interprétations.

Ces restitutions sont obligatoires et importantes car elles conditionnement l’obtention future d’autorisation de travaux dans ces mêmes ZEE.

La remise d'une fiche de valorisation de la campagne est nécessaire à la justification de la qualité de la science opérée.
Cette fiche doit être remise au plus tard 4 ans après la campagne.

Cas particulier des missions d'enseignement dont la fiche est à remettre 1 an après la campagne.

La saisie des fiches de valorisation doit désormais être réalisée en ligne dans le SGC (Système de Gestion de Campagne). Le format papier actuel est en effet abandonné. 
L'interface est accessible à l'adresse https://sgc.flotteoceanographique.fr/   via un compte EXTRANET Ifremer, ce compte est créé sur demande à sgc@flotteoceanographique.fr.
Vous trouverez le manuel d'utilisation de la saisie des fiches de valorisation dans le SGC à l'adresse https://sgc.flotteoceanographique.fr/html/help/fiches-valorisation.pdf 
Pour toutes questions relatives à la saisie dans le SGC contactez-nous à cette adresse sgc@flotteoceanographique.fr