La première étape du processus, pour obtenir un des moyens de la Flotte océanographique française voire de bénéficier de l'accès aux navires étrangers des pays membres de l'OFEG via les accords signés par l'Ifremer, consiste à répondre à l'appel d'offre national.

Le dépôt de la Demande De Campagne (DDC) se fait via le SGC, Système de Gestion de Campagnes (https://sgc.flotteoceanographique.fr/).

La deuxième étape est l'examen des dossiers de demandes de campagne par les évaluateurs de chacune des disciplines scientifiques lors de la Commission Nationale de la Flotte Côtière (CNFC). De cette évaluation par les commissions, il se dégage un "classement" selon le degré de pertinence scientifique des projets proposés (programmable ou non retenue, ou encore hors classement). 
La CNFC est composée de 18 membres évaluateurs couvrant la majorité des champs disciplinaires.

Lors de la troisième étape, la Flotte océanographique française élabore la programmation des navires et des équipements. Elle publie, après l’aval du comité directeur, le programme prévisionnel en décembre de l’année qui précède l’année de réalisation des campagnes. Ce programme prend en compte le classement de la CNFC ainsi que diverses contraintes dont :

• les impératifs de dates exprimés par les chefs de missions, lorsqu'ils sont pleinement justifiés,
• l'ancienneté de campagnes antérieures non réalisées,
• la disponibilité des équipements, des navires et des personnels techniques nécessaires à leur mise en œuvre,
• les impératifs budgétaires, techniques et logistiques,
• l’optimisation des temps de transits entre les différentes campagnes,
• les aspects sûreté, diplomatie, sécurité,
• l’interaction éventuelle avec la flotte hauturière.

Conformément au protocole en vigueur, lorsque le chef de mission est averti que sa campagne sera programmée, il doit obligatoirement prendre connaissance d'un certain nombre de règlements et informer tous les membres de l'équipe scientifique qui embarqueront sous sa responsabilité.

Il retournera en outre à la DFO sa lettre d'engagement.

Cet engagement concerne :

En collaboration avec le chargé de programmation, le chef de la mission doit rédiger et transmettre à la DFO une ou plusieurs demandes d'autorisation de travaux dans les eaux étrangères.

Cette demande est adressée par la Flotte océanographique française au Ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères (MEAE) pour transmission aux autorités compétentes du ou des pays concernés.

Compte tenu du délai de traitement au MEAE et en respect de la CNUDM, ces demandes doivent parvenir à la DFO, au plus tard 8 mois avant le début de la mission.

Elle est organisée comme suit :

1. Rédaction préalable du dossier de préparation  (version française, version anglaise) par le chef de mission et transmission à la DFO 2 mois avant le début de la mission.
2. Organisation de la réunion de préparation de mission par la filiale gestionnaire technique (Genavir) et rédaction du compte rendu (qui sert de contrat d'engagement réciproque). Participent à la réunion le chef de mission et le chargé de programmation de la DFO ainsi que toute personne concernée (référent équipement, …).

NB : Transmission à la l'adresse DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr de la lettre d'engagement du chef de mission, dûment complétée et signée. Il est rappelé que l'absence de ce document en possession de la DFO 2 mois avant la mission hypothèque la programmation de celle-ci.

Dès la fin de la mission, le chef de mission devra remplir un dossier de compte-rendu de mission (téléchargeable également en version anglaise).

Il est à envoyer dans les meilleurs délais à l'adresse : DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr

Ce compte rendu comprend les rubriques suivantes :

• Fiche d’évaluation de Fin de Mission (FEFM), à viser par  le Commandant et à renvoyer avant le débarquement
• Fiche CSR pour le Sismer, à remplir via le SGC, Système de Gestion de Campagnes, (https://sgc.flotteoceanographique.fr/) ;
• Fiche d'Information de fin de mission ;
• Fiche de rapport préliminaire de mission (PCR), avant le débarquement ;
• Fiche confidentielle à la DFO (si nécessaire) ;
• Fiche confidentielle gestionnaire technique (si nécessaire) ;
• Compte rendu sur l'utilisation des radioéléments ;
• Compte rendu sur l'utilisation des produits chimiques et des hottes ;
• Compte rendu de perte de matériel.

A l’issue de la mission et en cas de travaux dans des eaux étrangères, les règles internationales – voir : guide des Nations Unies « Le droit de la mer – La recherche scientifique marine  » (The law of the sea) obligent à :

1. Fournir dans un délai court un rapport scientifique préliminaire  (voir PCR ci-dessus). Il sera envoyé à la DFO  qui l’adressera ensuite aux autorités des eaux étrangères concernées via le canal diplomatique officiel (MEAE) ;
2. Dans un second temps, toujours à l’attention de la DFO afin qu'elle l’adresse aux autorités des eaux concernées par votre mission via le canal diplomatique officiel (MEAE) ; les résultats finaux et les conclusions à l’issue de vos travaux scientifiques résultant de cette mission selon un format qui vous conviendra. En cas de demande particulière formulée dans le document d’autorisation de travaux, il pourrait être également demandé des prélèvements et des données, voire une assistance pour leurs traitements et interprétations.

Ces restitutions sont obligatoires et importantes car elles conditionnement l’obtention future d’autorisation de travaux dans ces mêmes eaux.

Noter que la FEFM devra être co-signée par le commandant ou l'OPEXO le dernier jour de la mission.

A l'issue de la réalisation de la (ou des) mission(s) scientifique(s), la remise d'une fiche de valorisation de la campagne est nécessaire à la justification de la qualité de la science opérée.

Cette fiche doit être remise au plus tard 4 ans après la campagne.

Cas particulier des missions d'enseignement dont la fiche est à remettre 1 an après la campagne.

La saisie des fiches de valorisation doit être réalisée en ligne dans le SGC (Système de Gestion de Campagne).
Vous trouverez le manuel d'utilisation de la saisie des fiches de valorisation dans le SGC à l'adresse https://sgc.flotteoceanographique.fr/html/help/fiches-valorisation.pdf 
Pour toutes questions relatives à la saisie dans le SGC contactez-nous à cette adresse sgc@flotteoceanographique.fr