La première étape du processus, pour obtenir un des navires de la Flotte océanographique française voire de bénéficier de l'accès aux navires étrangers des pays membres de l'OFEG via les accords signés par l’Ifremer, consiste à répondre à l'appel d'offres national.

Cette phase se fait via le SGC, Système de Gestion de Campagnes (https://sgc.flotteoceanographique.fr/).

La deuxième étape est l'examen des dossiers de proposition de campagne par les évaluateurs de chacune des disciplines scientifiques lors de la Commission Nationale Flotte Hauturière (CNFH). De cette évaluation par les commissions, il se dégage un classement selon le degré de pertinence scientifique des projets proposés (par exemple programmable en priorité ou non retenue, ou encore hors classement…).

Lors de la troisième étape, la Flotte océanographique française élabore la programmation des navires et des équipements lourds. Elle diffuse, après l’aval du comité directeur, le programme en décembre de l’année qui précède l’année de réalisation des campagnes (année N-1). Ce programme prend en compte le classement de la CNFH ainsi que divers paramètres dont :

• la disponibilité des équipements, des navires et des personnels techniques nécessaires à leur mise en oeuvre,
• les impératifs budgétaires, techniques et logistiques,
• les impératifs de dates exprimés par les chefs de missions, lorsqu'ils sont pleinement justifiés,
• l’optimisation des temps de transits entre les différentes campagnes,
• les aspects sûreté,
• l’interaction éventuelle avec la flotte côtière.

Conformément au protocole en vigueur, lorsque le chef de mission est averti que sa campagne sera programmée, il doit obligatoirement prendre connaissance d'un certain nombre de règlements et informer tous les membres de l'équipe scientifique qui embarqueront.

Ces textes concernent :

Le chef de la mission doit rédiger et transmettre à la Flotte océanographique française une ou plusieurs demandes d'autorisation de travaux dans les eaux étrangères. Cette demande est adressée par la Flotte océanographique française au Ministère de l'Europe et des Affaires Étrangères (MEAE) pour transmission aux autorités compétentes du ou des pays concernés.

Elle est organisée comme suit :

1. Rédaction du dossier de préparation par le chef de mission et transmission à la Flotte océanographique française.
2. Organisation de la réunion de préparation de campagne par le gestionnaire technique (Genavir) et rédaction du compte rendu (contrat d'engagement réciproque). Participent à la réunion le chef de mission et le chargé de programmation de la DFO.Participent à la réunion le chef de mission et le chargé de programmation de la DFO.
3. Transmission à l'adresse DFO_campagnes@flotteoceanographique.fr de la lettre d'engagement du chef de mission, dûment complétée et signée. Il est rappelé que l'absence de ce document en possession de la DFO 3 mois avant la mission hypothèque la programmation de celle-ci.

Dès la fin de la campagne, le chef de mission doit remplir un dossier de compte rendu de campagne  (téléchargeable en version anglaise).

Il est à remettre avant débarquement à l'adresse : dfo_campagnes@flotteoceanographique.fr.

Le compte-rendu comprend les rubriques suivantes : 

• Fiche d’évaluation de Fin de Campagne (FEFC) à renvoyer et à viser par le commandant 
• Fiche CSR pour le Sismer, à remplir via le SGC, Système de Gestion de Campagnes, (https://sgc.flotteoceanographique.fr/)
• Fiche d'Information de fin de campagne
• Fiche de rapport préliminaire de Campagne (PCR), à remplir via le SGC (https://sgc.flotteoceanographique.fr/)
• Fiche confidentielle à la DFO (si nécessaire)
• Fiche confidentielle gestionnaires techniques (si nécessaire)
• Compte rendu sur l'utilisation des radioéléments
• Compte rendu sur l'utilisation des produits chimiques et des hottes
• Compte rendu de perte de matériel.

 A l’issue de la campagne et en cas de travaux dans des Zones Economiques Exclusives (ZEE) étrangères, les règles internationales – voir : guide des Nations Unies « Le droit de la mer – La recherche scientifique marine – article 249 page 63 » (The law of the sea) obligent à :

1. Fournir un rapport préliminaire de campagne (voir PCR ci-dessus). Il sera envoyé à la DFO qui l’adressera ensuite aux autorités des ZEE concernées via le canal diplomatique officiel (MEAE).
2. Dans un second temps, toujours à l’attention de la  DFO, qui l'adressera aux autorités des ZEE concernées par votre campagne via le canal diplomatique officiel (MEAE) ; les résultats finaux et les conclusions à l’issue de vos travaux scientifiques résultant de cette campagne selon un format qui vous conviendra. En cas de demande particulière formulée dans le document d’autorisation de travaux, il pourrait être également demandé des prélèvements et des données, voire une assistance pour leurs traitements et interprétations.

Ces restitutions sont obligatoires et importantes car elles conditionnement l’obtention future d’autorisation de travaux dans ces mêmes ZEE.

• Compte rendu sur l'utilisation de radioéléments (pour les navires de l’Ifremer et de l’INSU)
• Compte rendu sur l'utilisation des produits chimiques et des hottes (pour les navires de l’Ifremer ; produits chimiques pour navires INSU)
• Compte rendu de perte de matériel
• Enquête sur la valorisation des campagnes

Noter que la FEFC devra être co-signée par le commandant ou l’OPEXO le jour de fin de mise à disposition à la fin de la campagne.

La remise d'une fiche de valorisation de la campagne est nécessaire à la justification de la qualité de la science opérée.
Cette fiche doit être remise au plus tard 4 ans après la campagne.

Cas particulier des missions d'enseignement dont la fiche est à remettre 1 an après la campagne.

La saisie des fiches de valorisation doit désormais être réalisée en ligne dans le SGC (Système de Gestion de Campagne). Le format papier actuel est en effet abandonné. 
L'interface est accessible à l'adresse https://sgc.flotteoceanographique.fr/   via un compte EXTRANET Ifremer, ce compte est créé sur demande à sgc@flotteoceanographique.fr.
Vous trouverez le manuel d'utilisation de la saisie des fiches de valorisation dans le SGC à l'adresse https://sgc.flotteoceanographique.fr/html/help/fiches-valorisation.pdf 
Pour toutes questions relatives à la saisie dans le SGC contactez-nous à cette adresse sgc@flotteoceanographique.fr